受付・お客さま対応のAI活用

返事の下書きは
AIがすぐ作る。

お客さまのメールを、AIが気持ち・事実・要望に読み分け、それぞれに答える返事の下書きを作ります。担当の方は、どう応えるかを決めて送るだけです。

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管理画面を表示したノートパソコンとスマートフォン

こんな悩みに

お客さまへの返事に
時間がかかる?

  • お客さまの長いメールを読み解き、何に答えるかを整理してから返事を書くので、時間がかかる
  • 電話で聞いた話をメモから思い出して、あとでメールに書き直している
  • 返事を送ったあとで、答えていない質問に気づく
  • 言葉づかいが人によって違い、新しく入った人の返事を先輩が直している

カスタマーセンターを持たない中小企業の経営者348人の調査では、電話の応対が仕事や社員の気持ちの負担になっているという人が33.9%でした(J:COMの調査、2026年)。仕事でメールを使う1,462人の調査では、メールの送受信に1日およそ2時間26分かかっていました(日本ビジネスメール協会の調査、2025年)。

AIを入れたあと

AIを入れると、お客さまへの返事はどう変わるのか?

メールを読み分けて
答える下書きができる。

AIでできることお客さまのメールを、AIが読み分けて返事の下書きにする

  1. 1お客さまから長いメールが届く
  2. 2AIが気持ち・事実・要望に印を付ける
  3. 3AIが印ごとに答える下書きを作る
  4. 4担当は応え方を決めて送る
お問い合わせの返事

届いた加湿器の電源が入りませんE設計事務所さま

事実11月1日に届いた加湿器2台のうち、1台の電源が入りません。事実コンセントを替えても同じでした。気持ち来週のお客さまに間に合わせたかったので、困っています。要望交換か返金か、早めにご連絡ください。

AIの下書き返事の下書き

気持ちに答える

ご不便をおかけし、申し訳ございません。お急ぎのところ、ご心配をおかけしました。

事実に答える

11月1日にお届けした2台のうち、1台の電源が入らないこと、承知いたしました。

要望に答える

交換か返金かを、担当が選んでください交換返金交換の品を本日お送りし、届いた日にお使いいただけるようにいたします。

送る返事を送りました

例:1通の返事にかかる時間30分30分

画面はイメージです(名前・数字は架空)

AIと人の受け持ち

どこまでAIに任せるのか?

読み分けと下書きはAI。
どう応えるかは人。

AIがすること

  • お客さまの文を、気持ち・事実・要望に読み分ける
  • それぞれに答える返事の下書きを作る
  • 答えていない要望がないかを見る

人が決めること

  • 交換や返金など、どう応えるかを決める
  • 言葉づかいを見て、自分の言葉に直して送る
  • お怒りの方や込み入った話は、電話で直接うかがう

進め方

どうやって作るのか?

いまの返事の書き方に合わせて
返事の下書きの道具を作る。

顧問で仕事をうかがってAIに任せる所を決め、開発でその仕事の道具を作り、保守で使い続けられるよう支えます。開発だけのご依頼も、無料の聞き取りのうえでお受けします。

  1. 見つけるAX推進顧問

    よく届く問い合わせと、いまの返事の書き方をうかがい、AIに任せる所を決める

    くわしく見る →
  2. 作る開発

    過去の返事と御社の決まりに合わせて、返事の下書きの道具を作る

    くわしく見る →
  3. 使い続ける保守

    商品や決まりが変わっても、使いながら直していく

    くわしく見る →
自分たちでも研修

社員さん自身で、AIの仕組みを作れるように

くわしく見る →

実例

実際に、どうなったのか?

3か月で根づかなかった
在庫管理を、
1週間で本番運用まで。

県内の企業で、別のコンサル会社が3か月かけて入れた在庫管理のツールが、使いにくさから現場で採用されませんでした。在庫管理アプリを1週間で作り、即日本番運用を開始。現在も毎日、全社員向けのツールとして使っていただいています。

業務ツールの開発を見る →

よくある質問

電話やLINEで届くお問い合わせにも使えますか。

使えます。電話を受けた方のメモや、LINEで届いた文を入れれば、メールと同じように読み分けて返事の下書きを作れます。

電話そのものをAIに受けさせるかは、お客さまの年代や使い方を見てから考えます。

お怒りのお客さまへの返事も、AIに書かせてよいですか。

下書きには使えます。気持ちの部分に先に応える形で、下書きを作ります。

ただ、何をおわびし、どう応えるかは担当の方や社長が決め、すべてに目を通してから送ります。

AIの答えは信用できますか。

間違えることがあります。そのため、数字や判断に関わるところは、人が確かめる手順を残した形で作ります。

たとえば、AIが読み取った金額は元の書類と見比べる、送る前の文は担当の方が目を通す、といった形です。どこまでAIに任せるかは、試作を見ながら一緒に決めます。

社内の書類やお客さまの名前を、AIに読ませることになりますか。

読ませるのは、始める前にお客さまと決めた情報だけです。名前を伏せて使う、読ませない書類を決めておくなど、線引きを先にしてから進めます。

AIは、入れた内容をAIの会社が学習に使わない設定にしてから使います。お客さまの個人情報を扱う仕組みは、扱い方を決めてから作ります。細かい決まりは、ご相談の場で御社の決まりに合わせて決めます。

試作を見てから、断ってもいいですか。

構いません。初回のご相談(30分〜)と、ご提案・お見積もりまでは無料です。

ご相談では、うかがった仕事に合わせて、その場でAIを使った試作をお見せします。試作とご提案を見て合わないと思われたら、そこでお断りいただいて大丈夫です。

無料相談

会社名と困りごとを、一言送るだけ

まずは30分、
話を聞かせてください。

時間
30分〜
相談料
無料
場所
オンライン

訪問をご希望の場合はご相談ください。

事前に書類をお送りいただければ、その書類で試作をお見せします。ふだん使っている表や紙の書式など

ご相談の流れ

  1. メールを送る会社名と困っていることを一言お送りください。
  2. 初回のご相談返信で日程を決め、オンラインでお話をうかがいます。
  3. ご提案・お見積もり取り組むことと金額を書面でお出しします。
  4. ご契約・開始ご納得いただけたら始めます。