AIのことを調べ始めたものの、「何を聞けばいいのか分からないうちに相談してもいいのか」「相談したら、すぐ契約の話になるのではないか」と迷って、問い合わせを先延ばしにしていませんか。
相談の前に、話をまとめておく必要はありません。むしろ、困っていることがまだぼんやりしている段階のほうが、仕事の流れを一緒に見ながら、AIに任せられる所を探しやすくなります。
この記事では、いばらきAIにメールで相談したときに、最初の一言から、初回の打ち合わせ、いつもの書類での試し、試作を使い始めるまでがどう進むかを、順を追って説明します。
メールに書くこと（1行でよい）
最初のメールに書いていただきたいのは、会社名と、困っていることの一言です。文章を整える必要はありません。「何に困っているかもうまく言えない」という場合は、そのままそう書いていただいて構いません。
最初のメールに書くこと・書かなくてよいこと| 書いていただくこと | あると助かること | 書かなくてよいこと |
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| 会社名とお名前 | 業種と、だいたいの人数 | AIの知識や、使いたいサービスの名前 |
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| 困っていることの一言 | ふだん使っている書類や表の種類（注文書、日報など） | やりたいことの細かい中身 |
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| 打ち合わせに出られそうな曜日 | 予算や、社内で決まっていること |
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例：最初のメールの文面
「〇〇工業の△△です。毎日の作業日報を紙で集め、事務の者がExcelに打ち直しています。この手間をAIで減らせないか相談したいです。」架空の文面ですが、これくらいで十分です。
件名は「AIの相談」で十分です
件名に迷ったら、「AI導入の相談（会社名）」のように書いていただければ構いません。書類の画像を添えるときは、どの書類かが分かるよう、本文に一言添えてください。
困っていることが複数あるときも、まずは一番気になっているものを1つ書いていただければ構いません。ほかのことは、打ち合わせのときにうかがいます。
日程は、いただいたメールへの返信でやり取りして決めます。日程を選ぶ画面などはありません。メールのやり取りだけで進みます。
相談の前によくある迷い
相談をためらう理由として、次のような迷いをよくうかがいます。実際の進み方と並べておきます。
相談の前の迷いと、実際の進み方| よくある迷い | 実際の進み方 |
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| 何をAIに任せたいか、まだ決まっていない | 決まっていなくて構いません。仕事の流れをうかがいながら、任せられそうな所を一緒に探します |
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| 相談したら、すぐ契約を勧められそう | 初回のご相談と、ご提案・お見積もりまでは無料です。続けるかどうかは御社で決めていただきます |
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| 社内にパソコンに詳しい人がいない | 道具はこちらで作り、使う方に合わせた形でお渡しします。説明のスライドと説明の動画も付けます |
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| 社長の了解をまだ取っていない | 調べている段階のご相談でも構いません。社内で説明するときの材料として、打ち合わせの内容をお使いください |
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| うちの仕事は特殊なので、AIでは無理だと思う | いつもの書類で試すと、任せられる所と人に残す所が分かれて見えます。無理な所は無理とお伝えします |
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社長に頼まれて調べている担当の方は、社内で説明する資料の作り方もあわせて読んでみてください。相談で見た試作は、社内で説明するときの何よりの材料になります。
AI導入を調べるよう頼まれた担当者へ｜社内説明の資料の作り方
最初の打ち合わせで聞くこと
初回のご相談は、無料で、オンラインで行います。時間は30分〜です。
打ち合わせでは、AIの説明から入るのではなく、御社の仕事の流れをうかがうところから始めます。AIに任せられるかどうかは、仕事の流れを知らないと決められないためです。
初回の打ち合わせでうかがうこと| うかがうこと | 聞く理由 |
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| 困っている仕事は、いつ・誰が・どのくらいの回数やっているか | 回数が多く、決まった形のくり返しほど、AIに任せやすいため |
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| その仕事で使っている書類や表は何か | その書類が、試しの材料になるため |
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| 書類はどこから来て、どこへ渡るか（紙・FAX・メール・Excel） | 写し直しや打ち直しが起きている所を見つけるため |
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| その仕事で、人が判断している所はどこか | AIに任せず、人に残す所を先に分けるため |
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| 社外に出せない情報は何か | AIに読ませない情報を、始める前に決めるため |
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オンラインの打ち合わせで用意するもの
- 画面が見られるパソコン（スマートフォンでも参加はできますが、試作の画面は見づらくなります）
- 試しに使う書類の画像やファイル（前の節を参照）
- その仕事をしている方の同席（難しければ、ふだんの流れをメモにしておく）
うかがった仕事に合わせて、その場でAIを使い、動くものを1つお見せします。たとえば、日報の写真から1日分のまとめを作る、注文書の文面から一覧を作る、といった小さなものです。AIで何ができそうかを、言葉の説明より先に見ていただくためです。
打ち合わせのあとに、社内で考えていただくこと
- お見せした試作のうち、どれがいちばん現場の役に立ちそうか
- その仕事を、AIに任せたあとも確かめる人は誰か
- 続けて進めるなら、顧問から始めるか、作るものを決めて開発から始めるか
社長でなくても構いません
打ち合わせに出るのは、社長でも、調べるよう頼まれた担当の方でも構いません。実際にその仕事をしている方が一緒だと、流れの細かい所までうかがえるので、試しもしやすくなります。
いつもの書類で試す
AIの試しは、見本の書類ではなく、御社がいつも使っている書類で行います。見本でうまくいっても、実際の書類は書き方のくせや手書きの書き込みがあり、結果が変わることが多いためです。
書類は、打ち合わせのときに画面でお見せいただくか、事前にメールで送っていただきます。用意するときは、次の順で進めてください。
- 困っている仕事で使っている書類を、1〜3枚選ぶ（ふだんの形がよく出ているもの）
- お客さまの名前、電話番号、取引先の名前など、外に出したくない所を黒く塗るか、仮の名前に書き換える
- 紙の書類なら、スマートフォンでまっすぐに撮る。Excelなら、そのままのファイルで構わない
- 「この書類から、何を作りたいか」を一言メモする（例：「1週間分の一覧にしたい」）
- 打ち合わせの前にメールで送るか、当日画面でお見せいただく
書類を出していただく前に、AIに読ませる情報と読ませない情報を一緒に決めます。AIは、入れた内容をAIの会社が学習に使わない設定にしてから使います。書類の用意が難しい場合は、書類なしで仕事の流れをうかがうだけでも、打ち合わせは進められます。
例：日報の写真を3枚お借りした場合
架空の例です。手書きの作業日報の写真を3枚お借りし、AIに「日付・現場・作業の中身・かかった時間を、1行ずつの表にして」と頼みます。2枚はそのまま読め、1枚は字のくせで現場の名前を読み違えた、という結果なら、「現場の名前は一覧から選ぶ形にすれば、読み違いを避けられる」といった次の手が見えてきます。
書類の無い仕事のとき
書類が無く、担当の方の頭の中だけで回っている仕事もあります。その場合は、担当の方にいつもの段取りを口で説明していただき、その話をAIで手順の形に整えるところから試します。
試しで分かること
- その書類を、AIがどのくらい正しく読めるか
- AIに任せた結果を、人がどこで確かめる必要があるか
- 汎用のAIの画面で足りるか、専用の道具にしたほうがよいか
試作から使い始めるまで
初回の打ち合わせのあと、続けて進めるかどうかは御社で決めていただきます。進める場合の流れは、次のとおりです。
相談から使い始めるまでの流れ| 段階 | すること | 費用 |
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| 1. 初回のご相談 | 仕事の流れをうかがい、その場でAIを使って動くものを1つお見せする | 無料 |
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| 2. ご提案とお見積もり | 取り組むことと進め方を、書面でお出しする | 無料 |
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| 3. AX推進顧問 | 月2回の定例で、AIを使える仕事の一覧と順番を決め、1つずつ進める（最低3か月） | ご契約 |
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| 4. 開発 | 道具にする仕事が決まったら、試作を見ていただきながら作る | ご契約 |
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| 5. 保守 | 使い始めた道具の不具合の対応、小さな直し、問い合わせの窓口 | ご契約 |
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顧問の初回の定例では、AIを使える仕事の一覧と、取り組む順番をお渡しします。ふだんの表や書類などのデータがあれば、その場でアプリの試作もお見せします。
ご提案の書面に書くこと
- 取り組む仕事と、その順番
- それぞれの仕事で、AIに任せる所と、人が確かめる所
- 顧問・開発・研修・保守のうち、どれをどう組み合わせるか
- 使うAIやソフト（利用料は別にかかり、御社のご契約になります）
書面は、社内で回して検討していただけるように作ります。分からない所は、メールでそのままお聞きください。
顧問を始めてからの3か月
- 1か月目：初回の定例で、AIを使える仕事の一覧と、取り組む順番をお渡しする
- 2〜3か月目：定例のたびに進み具合を確かめ、次に任せる仕事を決める
- 4か月目から：続けるかどうかを、月ごとに決めていただく
顧問を最低3か月からにしているのは、社内の仕事を知り、最初の改善が形になるまでに、それくらいかかるためです。
作りたいものがすでに決まっている場合は、顧問を飛ばして開発だけをご依頼いただくこともできます。その場合も、無料の聞き取りで仕事の流れをうかがってから作ります。
試作を使い始めるまで
- お話をうかがったエンジニア（代表）が、そのまま試作を作る
- 実際にその仕事をしている方に触っていただき、使いにくい所をうかがう
- うかがった声をもとに直し、もう一度触っていただく
- 現場で使える形になったら、本番で使い始める
- 使い始めてから出てきた小さな直しは、保守としてお受けする
使い始めてから困ったとき
使い始めてから動かない所や使いにくい所が出てきたら、メールでお知らせください。作った本人が受けて対応します。どの画面で、何をしたときに、どうなったかを一言添え、画面の写真があれば一緒にお送りいただくと、確かめが早く進みます。項目を1つ足す、表示を変えるといった小さな直しも、保守としてお受けします。
道具と一緒に、説明のスライドと説明の動画をお渡しします。アカウントは御社の名義で作るので、作ったものは御社のものとして残ります。
いばらきAIにご相談いただいたら
相談の窓口は、メールだけです。電話の窓口や、入力の画面はありません。メールなら、空いた時間に書いて送っていただけ、書類の画像も一緒に添えられます。
お話をうかがうのも、試作を作るのも、同じ代表です。打ち合わせで聞いた仕事の流れが、そのまま作る人に伝わるので、聞き取りと作るものの間でずれが起きにくくなります。
社員の方にAIの使い方を身につけてほしい場合は、AI研修（1〜5名・全6回・1回2時間・約2か月・オンライン）も別にご提案できます。どれから始めるか迷うときは、顧問から始めると、任せる仕事と順番から決められます。
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まとめ：困っていることを一言だけ書いて送る
- 最初のメールは、会社名と困っていることの一言で足りる
- 初回の打ち合わせでは仕事の流れをうかがい、その場でAIを使って動くものをお見せする
- いつもの書類が1枚あると、AIがどこまで読めるかをその場で試せる
- ご提案とお見積もりまでは無料で、合わなければそこでお断りいただける
まずは、困っている仕事を1つ思い浮かべ、その仕事で使っている書類を手元に置いてみてください。メールに書くのは、その仕事の名前と一言だけで十分です。