朝いちばんに、FAXで届いた注文書が数枚、メールに添えられたPDFが数通。手書きの注文書もあれば、取引先のシステムから出した表もあります。受注の担当の方は、それを1枚ずつ見比べながら、自社の受注表に打ち込んでいきます。
品名の書き方も、数の単位も、納品日の置き場所も、取引先ごとに違います。慣れた人なら読めますが、慣れていない人には時間がかかり、打ち間違いも起きやすい仕事です。
この記事では、形のばらばらな注文書から必要な項目だけをAIで抜き出し、同じ表にそろえるまでの決め方と手順を説明します。
注文書の形がそろわない理由
注文書の形は、送る側の会社が決めています。取引先は、それぞれ自分の会社の書式や、自分のシステムから出せる形で注文を送ってきます。こちらから「この形で送ってください」とお願いしても、全部の取引先にそろえてもらうのは難しいのがふつうです。
そのため、形をそろえる作業は受け取る側に残ります。その作業を、受注の担当の方が目と手でやっているのが、今の多くの職場の姿です。
ばらつきが出やすい4つの所
- 品名：同じ品物を、取引先ごとに別の名前や略称で書いてくる
- 単位：「ケース」「箱」「本」「kg」など、数え方が相手によって違う
- 納品日：欄が決まっている注文書もあれば、余白に手書きで書き足されることもある
- 送り方：FAX、メールのPDF、写真、取引先のシステムの画面を印刷したもの、と入口が分かれている
AIは、こうした見た目の違う書類から「これは納品日」「これは数量」と見当をつけて読むのが得意です。ただし、品名の読みかえや単位の換算は、御社の決まりを教えないと正しく扱えません。そこで、読ませる前に決めておくことが出てきます。
抜き出す項目を決める
最初に決めるのは、「受注表に入れる項目」です。注文書に書いてあることを全部写す必要はありません。受注表や出荷の準備に使う項目だけを選びます。
抜き出す項目と、決めておくこと| 項目 | 決めておくこと | 人が確かめる理由 |
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| 取引先 | 取引先の正式な名前と、注文書に出てくる呼び方の対応 | 同じ名前の支店や部署を取り違えないため |
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| 注文日・納品日 | 日付の書き方をそろえる（年・月・日の順）。納品日の書き忘れはどう扱うか | 「来週火曜」のような書き方は、日付に直す時に人の判断が要るため |
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| 品番・品名 | 取引先の書き方と、自社の品番の読みかえ表 | 似た品名を取り違えると、別の品物が出荷されるため |
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| 数量・単位 | 単位の換算（1ケースは何本か、など） | 単位を読み違えると、数が何倍にもずれるため |
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| 備考 | 手書きの書き込みを残すか、どこに入れるか | 急ぎの依頼や配達の注意が書かれていることがあるため |
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品名の読みかえ表を先に作る
いちばん手間がかかり、いちばん間違えやすいのが品名です。取引先ごとに「注文書での書き方」と「自社の品番・品名」を並べた表を、Excelで1枚作っておきます。最初から全部そろえる必要はありません。よく出る品物から20行ほど書けば、読み取りの試しには十分です。
この表は、AIに読み取らせるときに一緒に渡します。読みかえ表に無い品名が出てきたら、AIには推測させずに「表に無い」と印を付けさせ、人が確かめる形にします。
AIで読み取って一覧にする手順
項目と読みかえ表が決まったら、次の順で進めます。最初は1日分の注文書で試し、うまくいったら毎日の流れに組み込みます。
- 注文書を1か所に集める。FAXは紙ならスキャンするか、FAXを画像で受けられる設定にする。メールのPDFも同じ場所に保存する
- AIに、抜き出す項目・日付の書き方・読みかえ表を渡し、「1枚の注文書を、受注表の1行ずつにする」と頼む
- AIが出した一覧に、読み取りに自信の無い所と、読みかえ表に無い品名の印を付けさせる
- 担当の方が、印の付いた行を元の注文書と見比べて直す。印が無い行も、数量と単位は目で追う
- 確かめた一覧を、いつもの受注表に貼り付ける（または受注のシステムに取り込む）
- 直した所をメモしておき、読みかえ表やAIへの頼み方に書き足す
AIは読み間違えることがあります
手書きの数字、かすれたFAX、斜めに撮った写真は、AIでも読み間違えます。「AIが読んだから正しい」とはせず、数量・単位・納品日は人が見比べる手順を残してください。間違えた所は、次の頼み方に生かします。
読み取りがうまくいかないときの直し方
- 同じ取引先の注文書で、毎回同じ所を読み違える：その取引先の注文書の「どこに何が書いてあるか」をAIへの頼み方に書き足す
- 品名の読みかえを間違える：読みかえ表の書き方を見直す。似た品名には、違いが分かる言葉（容量や色など）を足す
- FAXが斜めや薄くて読めない：読み取りの前に、画像をまっすぐにする・濃くするなどの下ごしらえを入れる
- 1枚に複数の注文が混ざっている：「納品日ごとに行を分ける」など、行の分け方をはっきり頼む
この手順を毎日、汎用のAIの画面で回すと、注文書を貼り付ける手間や、頼み方を毎回書く手間が残ります。注文書の枚数が多い職場では、集めた注文書を読み込むだけで一覧ができる、専用の道具にしたほうが続けやすくなります。
例：3社の注文書を同じ表に
ここからは、架空の例で流れを見てみます。会社の名前も品物も、説明のために作ったものです。
例：食品の卸の受注で、3社の注文書をそろえる
A社は自社の書式の表をFAXで、B社は取引先のシステムから出したPDFをメールで、C社は手書きの注文書をFAXで送ってきます。A社は「品番」を書き、B社は品名だけ、C社は略称で書きます。単位も、A社は「ケース」、B社は「本」、C社は「箱」です。
例：AIで読み取ったあとの一覧（架空の内容）| 取引先 | 納品日 | 自社の品名 | 数量 | 単位 | 確かめる印 |
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| A社 | 11月6日 | 冷凍うどん 業務用 | 4 | ケース | なし |
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| B社 | 11月6日 | しょうゆ 1.8L | 24 | 本 | なし |
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| C社 | 11月7日 | 割りばし 100膳 | 3 | 箱 | 手書きの数字（3か8か） |
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| C社 | 11月7日 | （表に無い品名） | 2 | 箱 | 読みかえ表に無い「紙おしぼり大」 |
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担当の方が見るのは、印の付いたC社の2行だけです。手書きの「3」は元のFAXで確かめ、表に無い品名はC社に電話で聞いて、読みかえ表に1行足します。次の日からは、その品名は印なしで読めるようになります。
読みかえ表は使いながら育てる
最初の読みかえ表は、よく出る品物だけで構いません。毎日の確かめで「表に無い」と印の付いた品名を1行ずつ足していくと、印の付く行は少しずつ減っていきます。表を足す人を1人決めておくと、同じ品名が二重に入るのを防げます。
このように、確かめる所を印で絞ると、担当の方は全部の行を打ち込む代わりに、迷う行だけを見ればよくなります。新しく入った方でも、印の付いた行と元の注文書を見比べることから仕事を覚えられます。
中小企業基盤整備機構の調査では、AIを「既に導入している」と答えた中小企業は20.4％でした。まだ多くの会社が入れていない中で、注文書の読み取りは、毎日の書類で効き目を確かめやすい入口の1つです。
いばらきAIにご相談いただいたら
初回のご相談（無料・30分〜）はオンラインで行います。取引先ごとの注文書を何枚かお見せいただければ、その場でAIに読ませて、どこまで同じ表にそろうかを一緒に確かめます。
道具にする段階では、お話をうかがったエンジニア（代表）が、そのまま作ります。御社の受注表の形と読みかえ表に合わせ、試作を見ていただきながら、確かめる印の出し方や画面を直していきます。道具と一緒に、説明のスライドと説明の動画もお渡しします。アカウントは御社の名義で作ります。
開発だけのご依頼も、聞き取りのうえでお受けします。取引先が増えたときの読みかえ表の足し方や、小さな直しは、保守としてお引き受けします。
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まとめ：取引先ごとの注文書を1枚ずつ並べてみる
- 注文書の形はそろえてもらうより、受け取る側でそろえるほうが現実的
- 受注表に入れる項目と、品名の読みかえ表を先に決める
- 数量・単位・納品日は、AIの結果を人が元の注文書と見比べる
まずは、よく注文をくれる取引先の注文書を1枚ずつ机に並べ、品名と単位の書き方の違いを書き出してみてください。それが読みかえ表の最初の行になります。