一人しか知らない仕事を、AIで手順書にする｜話してもらうところから

一人に頼っている仕事とは

属人化とは、仕事の手順や判断の目安が紙にもデータにも残っておらず、担当の人に聞くほかない状態のことです。手順書が見当たらない、あっても今のやり方と違っている、という形で表れます。

回数の少ない仕事ほど、一人に頼りやすい

• 月末にだけ出てくる仕事（締めや請求）
• 年に1回の仕事（決算の準備や、各種の更新の手続き）
• 急に起きる仕事（機械や車の故障の手配）

回数が少ない仕事ほど、やり方が担当の人の記憶にしか残りません。

「紙に残っている仕事」と「頭の中にしかない仕事」

一人に頼っている仕事は、記録がどこかに残っているかどうかで、手のつけ方が変わります。

• 紙の帳面や古い表に記録が残っている仕事：記録をAIで読み取り、データに直すところから始めます。
• 記録がなく、担当の人の頭の中にしかない仕事：担当の人に話してもらい、言葉にするところから始めます。

いばらきAIの自主開発「ふるさと年表」では、画像でしか残っていない古い統計をAIで書き起こし、合計と照らして確かめました。会社に眠っている帳簿や台帳にも、同じ進め方が使えます。

「ふるさと年表」について見る

「いつもやる人」と「代わりにできる人」を書いてみる

紙に仕事の名前を縦に並べ、横に「いつもやる人」と「代わりにできる人」の2列をつくります。

全部の仕事について名前を書き入れたら、「代わりにできる人」の欄が空いたままの仕事に丸をつけます。丸のついた仕事が、手を打つ候補です。

ふだんの書類から、手順を起こす

手を打つ仕事が決まったら、次の順で進めます。

1. その仕事で実際に使っている書類やメモを集める（古い帳面やチャットのやり取りも含めます）
2. ばらばらの書類から、日付・相手・金額のように毎回出てくる項目を、AIで抜き出す
3. 抜き出した項目をもとに、いつもの形のひな形をつくる
4. 担当の人がひな形で一度作業し、足りない所を書き足す
5. 毎回同じ作業はAIや業務ツールに任せ、判断がいる所は人に残す

いばらきAIの自主開発「茨城おでかけ帳」では、形のそろっていない広報誌から、日付・場所・内容をAIで読み取っています。注文書や日報の整理にも、同じ進め方が使えます。

いばらきAIにご相談いただいたら

初回のご相談（無料・オンライン）で仕事の流れをうかがい、「代わりにできる人」がいない仕事を一緒に探します。

AX推進顧問では、月2回の定例で、集めた書類から手順を起こし、毎回同じ作業をAIや業務ツールに置きかえていきます。社員の方が自分で手順を整えられるようにしたい場合は、AI研修で、AIの使い方を1つずつ身につけていただきます。

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まとめ：代わりの人がいない仕事に丸をつける

• 月末・年1回・急に起きる仕事ほど、一人に頼りやすい
• 記録が残っていればAIで読み取り、無ければ話してもらう
• ふだんの書類から項目を抜き出し、ひな形にしてから任せる

まずは紙1枚に仕事の名前を並べ、「代わりにできる人」の欄を埋めてみてください。