業務システムが使われない会社へ｜AIは先に動く見本で確かめる

使われなくなる理由

業務システムが使われなくなる理由は、会社ごとにさまざまに見えて、実はいくつかの形にまとまります。自社に当てはまるものがないか、表で確かめてみてください。

本当に使われていないかを確かめる

「使われていない気がする」という段階なら、まず事実を確かめます。見るのは、次の3つです。

• 入力の数：ここ1か月で、ツールに入った件数は、本来入るはずの件数のどのくらいか
• 使っている人：入力している人が、特定の1人か2人に偏っていないか
• 紙やExcelの残り：ツールを入れる前の紙やExcelが、今も同じように書かれていないか

入力の数が少なく、紙やExcelが今も書かれているなら、ツールは使われていないと見てよいでしょう。1人だけが入力している場合は、その人が無理をして支えていることがあり、その人が抜けたときに止まります。

どの理由も、ツールを選ぶときの説明や仕様書だけでは見えにくいものです。画面の一覧や機能の表では「できる」と書いてあっても、現場の人が実際の仕事の中で使えるかは、別の話だからです。

既製のツールが合いにくい仕事

既製のツールは、多くの会社に共通する仕事の流れに合わせて作られています。そのため、次のような仕事では、ツールの側に仕事を合わせる無理が出やすくなります。

• 取引先ごとに書類の形や決まりが違い、例外の扱いが多い仕事
• 現場の呼び方や、長年の手順がそのまま仕事の質につながっている仕事
• 倉庫や作業場など、パソコンの前にいない人が入力する仕事

使い続けることの難しさは、調査にも表れています。中小企業基盤整備機構の調査では、AIなどを入れたあとの運用の課題として、「運用担当者の負荷が重い」が3割前後にのぼりました。入れたあと、誰がどう支えるかまで決めておかないと、ツールは使われなくなりやすいということです。

今のツールを見直す前に、現場の流れを聞く

使われていないツールを前にすると、「別のツールに替えよう」と考えがちです。ただ、なぜ使われなかったのかを確かめないまま替えると、次のツールでも同じことが起きます。まずは現場の流れを聞き、どこで止まったのかを確かめます。

1. そのツールを使うはずだった人を2〜3人選ぶ（役職の高い人より、毎日その仕事をしている人）
2. 「ツールを入れる前、その仕事をどんな順番でやっていたか」を、1日の流れで話してもらう
3. 「今は、その仕事をどうやっているか」を同じように話してもらう
4. 2つの流れを並べ、ツールを使うはずだった所で、何が起きているかを書き出す
5. 止まった所ごとに、上の表のどの理由に近いかを当てはめる
6. 「直せば使える所」と「仕事の流れと根本から合わない所」に分ける

直す・替える・作り直すの分け方

• 直す：止まった所が、項目の多さや呼び方など、設定で変えられる所だけのとき
• 替える：仕事の流れは一般的で、今のツールだけが合っていないとき（ほかの既製のツールで足りる）
• 作り直す：自社の仕事の順番や言葉が独特で、既製のツールでは合わせきれないとき

聞くときは、「なぜ使わないのか」と問い詰める聞き方を避けます。責められていると感じると、本当の理由が出てきません。「前のやり方の、どこが便利だったか」を聞くと、ツールに足りないものが見えてきます。

動く見本で確かめてから作る

今のツールが仕事の流れと根本から合わないと分かったら、自社の流れに合わせた道具を作ることも選べます。そのときに大切なのが、作り込む前に、動く見本で確かめることです。

これまでの業務システムづくりは、先に仕様書を固め、その通りに作って、できあがってから現場が初めて触る、という順番が多くありました。この順番だと、「使ってみたら違った」と分かるのが最後になり、直すのにも時間がかかります。

仕様書が要らなくなるわけではありません。決めたことを書き残す役目は残ります。順番を入れかえ、見本で確かめた結果を書き残す、と考えると分かりやすいでしょう。

AIを使うと、動く見本を作る時間が短くなりました。話を聞いてすぐに、画面と動きのある見本を用意できるので、現場の人に触ってもらい、合わない所を早いうちに直せます。

見本は、いちばん毎日使う1画面から

動く見本は、最初から全部の機能をそろえる必要はありません。現場の人が毎日いちばん使う画面を1つだけ作り、そこで入力の手間と順番が合っているかを確かめます。その1画面が使えると分かってから、ほかの画面を足していきます。

見本を触ってもらう人は、その仕事を毎日している人にします。社長や管理職が触って「よさそうだ」と決めても、毎日入力する人が使いにくければ、また同じことが起きます。

見本を触ってもらうときに見ること

• 説明しなくても、最初の画面で何をすればよいか分かるか
• ふだんの仕事の順番どおりに入力できるか
• 現場（倉庫や作業場）で、手元のスマートフォンやタブレットで使えるか
• 紙のときより、入力の手間が増えていないか

実例：在庫管理のツールを作り直した話

いばらきAIの実例を1つ紹介します。会社名は伏せています。

この例で、前のツールが使われなかった理由は「使いにくさ」でした。かけた期間が長くても、現場で使いにくければ、ツールは採用されません。

前のツールにかけた時間や費用を思うと、作り直すことに迷いが出るかもしれません。ただ、使われないツールを使い続けても、手間は減りません。どこで止まったかを確かめたうえで、使える形に変えることを考えるほうが、現場の手間は早く減ります。

ツールが使われるかどうかを分けるのは、時間をかけたかどうかより、現場の人が使える形になっているかどうかです。どの会社でも同じ期間で作れるわけではありませんが、動くものを早く現場に見せる進め方は、どの道具づくりにも使えます。

作ったあとも使われ続けるために

使い始めた直後は使われていても、しばらくすると前のやり方に戻ってしまうことがあります。使われ続けるために、作る前に次のことを決めておきます。

• 困ったときに聞く先：使い方の質問や不具合を、誰に伝えればよいか
• 小さな直しの受け方：「この項目を足したい」といった声を、どう集めてどう直すか
• 使い方の残し方：新しく入った人に、何を見せれば使い方が伝わるか
• 使う理由の伝え方：入力した結果を、誰が何に使っているか（集計を社長が見ている、など）

使い始めの1か月にすること

1. 使い始める日を決め、その日から紙やExcelを並行して書くのをやめる日も決めておく
2. 最初の1週間は、使う人から毎日一言ずつ、困った所を集める
3. 集めた声のうち、すぐ直せる小さなものから直し、直したことを使う人に伝える
4. 1か月たったら、入力の数と、紙やExcelが残っていないかを確かめる

並行して紙も書く期間を決めずに始めると、慣れた紙のほうに戻りやすくなります。終わりの日を決めておくことが、前のやり方に戻らないための助けになります。

とくに、入力した結果がどう生かされているかが見えると、現場の人にとって入力が「やらされる作業」ではなくなります。集計の結果を朝礼で見せる、在庫の数を全員が同じ画面で見られる、といった形で、入力した人に結果を返すことが大切です。

いばらきAIにご相談いただいたら

初回のご相談（無料・30分〜）はオンラインで行います。使われていないツールと、今の仕事のやり方をうかがい、どこで止まっているかを一緒に整理します。その場でAIを使って、動くものを1つお見せします。

AX推進顧問では、月2回の定例で現場の流れを知り、AIを使える仕事の一覧と取り組む順番を決めます。今のツールを直して使うか、作り直すかも、ここで一緒に考えます。

作り直すと決まったら、お話をうかがったエンジニア（代表）が、そのまま開発します。試作を現場の方に触っていただきながら直し、使える形にしてから本番に移ります。道具と一緒に、説明のスライドと説明の動画をお渡しし、アカウントは御社の名義で作ります。作ったあとの不具合の対応・小さな直し・問い合わせの窓口は、保守としてお引き受けします。

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まとめ：使っていない人に、前のやり方の便利さを聞く

• 使われない理由は、手間・順番・言葉・使う場所・聞く先・使う理由のどれかに近いことが多い
• 替える前に、現場の流れを聞いて、どこで止まったかを確かめる
• 次に作るときは、動く見本を現場の人に触ってもらってから作り込む
• 困ったときに聞く先と、小さな直しの受け方を、作る前に決める

まずは、そのツールを使うはずだった方に、「前のやり方の、どこが便利だったか」を1つ聞いてみてください。そこに、次の道具に要るものが入っています。